Jeśli czujesz, że w twojej skrzynce mailowej zapanował chaos i boisz się do niej zaglądać, czas na porządne porządki! W tym artykule poznasz 5 prostych sposobów na to, jak uporządkować skrzynkę mailową.
1. Stwórz foldery w skrzynce odbiorczej
W każdej skrzynce mailowej znajdują się podstawowe foldery na wiadomości: odebrane, wysłane, szkice, kosz, etc. Nie wszyscy wiedzą jednak o tym, że to podstawowe drzewko folderów możemy sami rozbudować. Przygotujemy w ten sposób „szufladki”, w których będziemy przechowywali określone kategorie wiadomości. Dzięki temu zawsze szybko znajdziemy to, czego potrzebujemy.
Jak to zrobić?
Na początku zastanów się, jakiego typu maile najczęściej trafiają do twojej skrzynki mailowej (prywatnej). Na pewno da się wśród nich wyodrębnić pewne kategorie, np.:
- Faktury, np. za telefon/ inne media,
- Bilety, np. kolejowe, lotnicze,
- Potwierdzenia rezerwacji hotelu,
- Potwierdzenia dokonania zakupów w sklepie internetowym,
- Wiadomości ze szkoły/ uczelni,
- Wiadomości ze wspólnoty mieszkaniowej/ spółdzielni.
Kiedy wszystkie znajdują się w jednym głównym folderze w skrzynce odbiorczej, robi się trochę chaotycznie: nie pamiętasz, na które już odpowiedziałeś/-aś, które można już wykasować, które są zwykłą ofertą reklamową, a które ważną wiadomością.
Rozwiązaniem, które możesz wykorzystać, jest przerzucanie „zaopiekowanych” maili (czyli tych, co do których podjąłeś/podjęłaś decyzję, co z nimi zrobić) do specjalnie przygotowanych folderów. Zdecydowana większość programów do obsługi poczty mailowej (Thunderbird, Outlook, Gmail – etykiety, poczta WP.pl, poczta Onet.pl, poczta Interia.pl i inne) udostępnia taką możliwość – zazwyczaj wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy na folder skrzynki odbiorczej i wybrać opcję „Nowy folder” lub kliknąć w odpowiedni przycisk.
Jak to wygląda w praktyce?
W mojej prywatnej skrzynce mam foldery takie jak:
- Kursy (tu robię podfoldery kursów e-learningowych, w których biorę udział)
- Mieszkanie
- Podróże (tu robię podfoldery z nazwą miejscowości, do której jadę)
- Telefon
- Zakupy
- i inne.
Jak z nich korzystam?
- Przykład 1: Trafia do mnie mail z fakturą za telefon -> opłacam fakturę -> przerzucam mail z fakturą do folderu „Telefon”. Dzięki temu: 1). wszystkie fv mam w jednym miejscu, 2). wiem, że skoro mail z fakturą jest w folderze, to znaczy, że faktura jest już opłacona.
- Przykład 2: Planuję wyjazd na wakacje. Rezerwuję online hotel i bilety i kupuję ubezpieczenie -> dostaję maile z potwierdzeniem zakupu każdej z tych usług -> wrzucam je do folderu „Podróże/ nazwa_destynacji”.
Dzięki takiemu segregowaniu wiadomości wiem, że jeśli jakiś mail jest w głównym folderze mojej skrzynki odbiorczej, to znaczy, że jeszcze czeka na moją reakcję (odpowiedz, przerzuć do folderu lub wykasuj). Reszta nie zabiera mojej uwagi.
2. Wypisz się z newsletterów
Newsletter to, najprościej mówiąc, mail wysyłany do dużej grupy odbiorców, najczęściej cyklicznie. Czasem na newsletter zapisujemy się sami, czasem możemy zostać wpisani na listę odbiorców bez naszej zgody (np. przez sklep, w którym robiliśmy zakupy).
Jeśli do twojej skrzynki trafiają newslettery, których nie czytasz, wypisz się z nich. Możesz to zrobić:
- klikając w link znajdujący się w wiadomości (Wypisz się / Unsubscribe),
- wysyłając prośbę o wypisanie do nadawcy (zawsze możesz się powołać na RODO :)).
3. Ustaw filtry antyspamowe
Spam to niechciane wiadomości: reklamy, „łańcuszki”, oszustwa (np. próby wyłudzenia danych).
Programy pocztowe zazwyczaj mają domyślnie ustawione filtry antyspamowe, które odsiewają wiadomości mogące być spamem. Jeśli jednak do twojej skrzynki mimo to trafiają niechciane wiadomości, możesz ustawić swój własny filtr antyspamowy, np. oznaczając daną wiadomość jako niechcianą. Dokładne instrukcje mówiące o tym, jak to zrobić, znajdziesz na stronach Pomocy w swojej skrzynce pocztowej.
4. Wskocz na wyższy poziom: korzystaj z innych dostępnych funkcjonalności
Programy do obsługi poczty oferują wiele innych funkcjonalności, pomocnych w porządkowaniu wiadomości, m.in.:
- flagi,
- gwiazdki,
- etykiety,
- oznaczanie kolorami,
- filtry.
Jeśli jeszcze ich nie używasz, poświęć chwilę na znalezienie samouczka dla twojego programu pocztowego, który wyjaśni ci, jak możesz wyciągnąć z nich jak najwięcej.
5. Rób regularne porządki
Raz zrobiony porządek sam się niestety nie utrzyma ;) Dlatego wyznacz sobie dzień w tygodniu/miesiącu, w którym będziesz robił/-a cykliczne porządki w skrzynce mailowej, np. odpowiadał/-a na „wiszące” maile i kasował/-a stare wiadomości. Szybko przekonasz się, że jak już wejdzie ci to w nawyk, to zapomnisz o tym, czym jest chaos w skrzynce mailowej :)
A jakie są twoje sposoby na utrzymanie porządku w skrzynce mailowej? :)
***
Zostańmy w kontakcie!
Jeśli chcesz być na bieżąco z nowymi wpisami o cyfrowym minimalizmie, zachęcam do:
- dodania kanału z wpisami https://zrobtowinternecie.pl/ do czytnika RSS, np. Feedly.
- zapisania się na newsletter ZTWI (klik!) – w każdy wtorek przypomnę ci o nowym wpisie.
(Zdjęcie: rawpixel.com, CC0)